Privacy beleid

Inleiding

JIJ! Advies en Coaching is een sociale onderneming. We bieden individuele begeleiding en dagbesteding aan (jong)volwassenen met een licht verstandelijke beperking en/of psychosociale- of psychische problemen in de verschillende gemeenten Noord-Brabant. JIJ! Advies en Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In dit privacystatement informeert JIJ! Advies en Coaching betrokkenen over de manier waarop gegevens worden verwerkt en met welk doel deze gegevens van belang zijn binnen de organisatie.

 

Omgang met persoonsgegevens

In de begeleiding die JIJ! Advies en coaching biedt, staan mensen centraal. Hiervoor worden persoonsgegevens verwerkt door alle medewerkers. Om de begeleiding zo optimaal te laten verlopen, is het van belang dat de persoonsgegevens zo volledig mogelijk geregistreerd zijn. Tevens wordt er met iedere cliënt een trajectplan gemaakt. Ook hierin wordt gebruik gemaakt van persoonsgegevens en worden de persoonlijke doelen verantwoord en geëvalueerd. Het kan voorkomen dat er gegevens dienen te worden uitgewisseld met externe organisaties. Dit wordt alleen toegestaan indien de cliënt een toestemmingsverklaring heeft ondertekend, waarin wordt aangegeven voor welke organisatie en medewerker er toestemming wordt gegeven om de betreffende gegevens uit te werken.

Daarnaast wordt er gewerkt aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van zorgvuldige omgang met de gegevens van de cliënten en medewerkers. JIJ! Advies en Coaching zal voldoen aan de wet- en regelgeving en zal dit toe passen in het werk.

 

Doel van het verwerken van persoonsgegevens

JIJ! Advies en Coaching draagt er zorg voor dat er wordt gecontroleerd dat de persoonsgegevens met een bepaald doel verwerkt worden. De gegevens zullen alleen verwerkt worden, indien deze noodzakelijk zijn om de begeleiding van de cliënt zo optimaal te laten verlopen.

 

Manier van verwerken van persoonsgegevens

JIJ! Advies en Coaching verwerkt de gegevens van cliënten enkel in een elektronisch cliëntendossier, Zilliz. Gedurende de begeleiding en de wettelijke bewaartermijnen na het eindigen van de begeleiding, bewaart JIJ! Advies en Coaching, de noodzakelijke basisgegevens van haar klanten in Zilliz. Meer informatie over de werkwijze van Zilliz, kunt u vinden op: www.zilliz.nl.

Ook worden in Zilliz gegevens verwerkt van derden, zoals betrokkenen en contactpersonen. Ook met deze gegevens (naam, contactgegevens, functie) gaat JIJ! Advies en Coaching zeer zorgvuldig om.

 

Verstrekken van gegevens aan derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om de begeleiding zo optimaal mogelijk uit te kunnen voeren. Ook worden bepaalde gegevens gedeeld binnen JIJ! Advies en Coaching. Dit wordt gedeeld met het doel om de begeleiding te kunnen verbeteren, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van de medewerkers en het terugdringen van verzuim JIJ! Advies en Coaching verstrekt de gegevens van de cliënten in geen enkel geval aan derden ten behoeve van commercieel gewin.

Wanneer het noodzakelijk is dat begeleiding persoonsgegevens deelt met een betrokken partij, dan zal zij hiervoor altijd de toestemming nodig hebben van de cliënt. De cliënt dient hiervoor schriftelijk toestemming te geven, alvorens er contact mag worden gelegd. Deze toestemmingsformulieren worden in het persoonlijk dossier van de cliënt opgenomen.

 

Informatiebeveiliging

De meeste gegevens die worden verwerkt binnen JIJ! Advies en Coaching zijn gegevens van klanten. Dat betekent dat de risico’s ten aanzien van die gegevens het grootst zijn. JIJ! Advies en Coaching focust daarom op beveiliging van de ICT-processen en -systemen en het beschermen van de privacy van haar klanten.

 

Bewaarbeleid

Gegevens zullen niet langer worden bewaard dan de bewaartermijnen die in de wet, dan wel in het Algemene Wet Persoonsgegevens zijn bepaald. JIJ! Advies en Coaching zal de persoonsgegevens van de cliënten bewaren voor een duur van 2 jaar, na afronding van de begeleiding. Deze bewaartermijn staat ook genoemd in de begeleidingsovereenkomst, zodat de cliënt hiervan op de hoogte is gesteld.

 

Inzage, wijzigen, wissen persoonsgegevens

Cliënten hebben bij JIJ! Advies en Coaching de mogelijkheid tot inzage van hun dossier. Indien gewenst, kunnen zij een verzoek doen bij de aandachtsfunctionaris, die hen de benodigde gegevens verschaft om hun dossier te kunnen inzien.

Medewerkers kunnen hun eigen gegevens ook inzien via de betreffende website van de salarisadministratie. Verzoeken tot wijziging, verwijdering of het verkrijgen van bepaalde gegevens kunnen zij direct indienen bij de leidinggevende.

Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen JIJ! Advies en Coaching kunnen worden gemeld bij de aandachtsfunctionaris, dan wel de directie, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

 

Functionaris gegevensbescherming

Zoals verplicht gesteld door de Autoriteit persoonsgegevens is er een aandachtsfunctionaris gegevensbescherming aangesteld bij JIJ! Advies en Coaching.

Dit is mevrouw A. Jansen, te bereiken op: 06-48462099 of anky@jij-adviesencoaching.nl.

 

Tot slot

JIJ! Advies en Coaching behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Deze versie is vastgesteld op 1 juli 2018.